హార్డ్ వర్క్ వద్దు..స్మార్ట్ వర్కే ముద్దు

అవును! ఈ హై ప్రొడక్టివ్ ప్రొఫెషనల్స్ అలవాట్లు ఎట్లుంటయో తెలుసుకోవాలని అందరికీ ఉంటుంది. ఇచ్చిన టాస్క్‌‌లు కంప్లీట్ చేయలేక, అటు ఫ్యామిలీ లైఫ్‌‌ని, ఇటు ఆఫీస్‌‌ లైఫ్‌‌ని బ్యాలెన్స్‌‌ చేయలేకపోతున్న మెజారిటీ ఆఫీస్ వర్కర్స్‌‌ ఈ సీక్రెట్స్ తెలుసుకొని ‘మనం కూడా అట్ల మారిపోదాం’ అనుకుంటరు కదా! వాళ్ల కోసమే అమెరికాలోని ‘ఎమ్‌‌ఐటీ స్లోన్‌‌ స్కూల్‌‌ ఆఫ్ మేనేజ్‌‌మెంట్‌‌’లో సీనియర్ లెక్చరర్‌‌గా పని చేస్తున్న రాబర్ట్‌‌ పోజెన్‌‌ ఒక స్టడీ చేసి, ఇంట్రెస్టింగ్ విషయాలు కనిపెట్టాడు.

ఆరు ఖండాల నుంచి

ఈ సర్వే ఏదో మీద మీద చేసి వదిలిపెట్టలేదు. ప్రపంచంలో ఉన్న ఆరు ఖండాల నుంచి ఆఫీస్ వర్కర్స్‌‌ కవర్ అయ్యే విధంగా రాబర్ట్‌‌ పోజెన్‌‌ సర్వే చేశాడు. దీనికి 20 వేల మంది ప్రొఫెషనల్స్‌‌ని కలిసి.. వాళ్ల ప్రొడక్టివిటీని అంచనా వేశాడు. అయితే, ఈ ఇరవై వేల మందిలో మెజారిటీ ప్రొఫెషనల్స్‌‌ అమెరికన్సే నట! పోజెస్‌‌ తన స్డడీలో ఏమేం కనుగొన్నాడో.. ఆ విషయాలన్నీ విషయాలు ‘హర్వర్డ్ బిజినెస్ రివ్యూ’లో పబ్లిష్‌‌ చేశాడు.

స్మార్ట్‌‌ వర్క్‌‌

‘‘ హై ప్రొడక్టివిటీ ప్రొఫెషనల్‌‌ కావాలనుకుంటే.. కేటాయించిన షిఫ్ట్‌‌ అవర్స్‌‌ కంటే ఎక్కువసేపు పని చేయాల్సిన అవసరం లేదు. ప్రయారిటీస్‌‌ ఆధారంగా స్మార్ట్‌‌వర్క్‌‌ చేసుకుంటూ పోతే చాలు.. ఈ రోజు చేయాలనుకున్న ప్రతి పనిని పూర్తి చేసి తీరుతారు. పోస్ట్‌‌పోన్‌‌మెంట్‌‌ అనే పదం వీళ్ల డిక్షనరీలో కనిపించదు’ అని పోజెన్‌‌ రాసుకొచ్చాడు. అదెలా అంటే?.. ‘హై ప్రొడక్టివిటీ స్కోర్ సాధించిన వాళ్లంతా వాళ్ల ప్రయారిటీస్‌‌ ఆధారంగా తమ పనిని ప్లాన్‌‌ చేసుకున్నారు. చేయాల్సిన పనుల్లో టాప్‌‌ ప్రయారిటీ ఏదో గుర్తించి, దాన్నే ముందు మొదలు పెడుతున్నారు. ప్రయారిటీని గుర్తించిన వెంటనే వాళ్లు చేస్తున్న మొదటిపని.. ఆ టాస్క్‌‌ని కంప్లీట్‌‌ చేయడానికి కావాల్సిన టెక్నిక్స్‌‌ తెలుసుకుంటున్నారు. దానికి కావల్సిన సమాచారాన్ని సేకరించి పెట్టుకుంటున్నారు. అంతేకాదు.. వీళ్లకు తమ కంపెనీ అవసరాలేంటి? అనే విషయంపై కూడా ఒక అవగాహన ఉంది. ఇవన్నీ అర్థం చేసుకున్నారు కాబట్టే ‘హై ప్రొడక్టివ్‌‌’ ప్రొఫెషనల్స్ అని ట్యాగ్‌‌ని వాళ్ల మెడలో వేసుకోగలిగారు’ అని పోజెన్‌‌ చెప్పాడు.

ఆఫీస్‌‌లో ఏం చేస్తరు?

రోజూ ఆఫీస్‌‌కి పోతరు. జీవితంలో మూడోవంతు టైమ్‌‌ని ఆఫీస్‌‌లోనే గడిపేస్తారు. మరి ఈ ఉద్యోగులు ఆఫీస్‌‌కి వెళ్లి ఎనిమిది గంటలు ఏం చేస్తారు? పని చేసేటోళ్లు ఎంతమంది? తప్పించుకునేటోళ్లు ఎంతమంది? ఏ పనికి ఎంత టైమ్‌‌ కరిగిస్తరు? వంటి కొన్ని ప్రశ్నలు రాసుకున్నారు.

ఈ లిస్ట్‌‌ పట్టుకొని తిరిగి.. ఆఫీస్‌‌ వర్కింగ్‌‌ ప్రొఫెషనల్స్‌‌ మీద అమెరికాలోని ‘వర్క్‌‌ఫ్రంట్‌‌’ అనే వర్క్‌‌ మేనేజ్‌‌మెంట్ సాఫ్ట్‌‌వేర్ కంపెనీ ఒక స్టడీ చేసింది. ఇందులో కొన్ని ఆసక్తికరమైన విషయాలు బయట పడ్డాయి. హైప్రొడక్టివ్ ప్రొఫెషనల్స్‌‌ని పక్కన పెడితే… ఇతర ఆఫీస్‌‌ వర్కర్స్‌‌ వర్క్‌‌ డేలో కేవలం 40 శాతం మాత్రమే కంపెనీ ప్రైమరీ టాస్క్‌‌ల మీద స్పెండ్ చేస్తున్నారట! అంటే ఎనిమిది గంటల షిఫ్ట్‌‌లో ఇంచుమించు మూడు గంటలే కంపెనీ కోసం పని చేస్తున్నారని అర్థం.

‘మరి మిగిలిన 5 గంటలు ఏం చేస్తున్నారు?’ అంటే.. 16 శాతం సమయాన్ని మెయిల్స్‌‌, మొబైల్‌‌, సోషల్‌‌ మీడియా చెక్‌‌ చేసుకోవడానికి కేటాయిస్తున్నారట.12 శాతం సమయాన్ని అడ్మినిస్ట్రేటివ్‌‌ టాస్క్‌‌ల కోసం, 10 శాతం సమయాన్ని అవసరమైన మీటింగ్స్‌‌ కోసం, 8 శాతం అవసరం లేని మీటింగ్స్‌‌ కోసం ఇచ్చేస్తున్నారు. మరో 8 శాతం సమయం మధ్య మధ్యలో అనుకోకుండా వచ్చే డిస్టర్బెన్స్‌‌ వల్ల కరిగిపోతోందట. ఇక, మిగిలిన 6 శాతం సమయాన్ని లంచ్‌‌, ఇతర బ్రేక్‌‌లకు కేటాయిస్తున్నారని వర్క్‌‌ ఫ్రంట్‌‌ సర్వేలో తేలింది.ఏం చేయాలి?

‘గుంపులో గోవిందా!’ అనుకుంటూ అందరిలాగే ఉండిపోదాం అనుకుంటే… ఇప్పుడున్నట్టే పని చేసుకుంటే సరిపోతుంది. టైమ్‌‌ టేబుల్‌‌లో , అలవాట్లలో మార్పులు చేసుకోవాల్సిన అవసరం లేదు. ‘ హై ప్రొడక్టివ్‌‌ ప్రొఫెషనల్‌‌గా ఎదగడానికి ఏం చేయాలో మా స్టడీలో ప్రాక్టికల్‌‌గా తెలుసుకున్నాం. దానికి ఎవరికి వాళ్లు కొన్ని మార్పులు తెచ్చుకునే ప్రయత్నం చేయాల్సి ఉంటుంది. ఈ అలవాట్లను జీవితంలో భాగం చేసుకోగలిగితే.. తొందర్లోనే.. ‘హైలీ ప్రొడక్టివ్‌‌’ ర్యాంక్‌‌లో మీ పేరు చేరిపోతుంది అనడంలో డౌటే లేదు’ అని పోజెన్‌‌ ఈ మార్పులను సూచించారు.

ముందు రోజు రాత్రే రేపటి షెడ్యూల్‌‌ ఏంటి? అని చెక్‌‌ చేసుకొని.. వాటికి ప్రయారిటీ నెంబర్‌‌ ఇచ్చుకోవాలి. టాప్‌‌ ప్రయారిటీని ముందుగా కంప్లీట్‌‌ చేసేయాలి. క్యాలెండర్‌‌‌‌లో అపాయింట్‌‌మెంట్స్‌‌ని మార్క్ చేసుకోవాలి. వాళ్లని కలవడం వెనుకున్న ఉద్దేశం, లక్ష్యం ఏంటో అక్కడే క్లియర్‌‌‌‌గా రాసిపెట్టుకోవాలి.

చేయాల్సిన పనుల గురించి పెద్దగా రాసిపెట్టుకోవడం కంటే.. లాజికల్‌‌ ఆర్డర్‌‌‌‌లో రాసుకుంటే మంచిది. దీనివల్ల ఎప్పుడూ ఆ పేపర్‌‌‌‌ని చూసినా, లేదా ఊహించుకున్నా ట్రాక్‌‌ నుంచి పక్కకు పోకుండా ఉండటానికి సాయపడుతుంది

మొబైల్‌‌ లేదా ఇతర పర్సనల్‌‌ డివైజ్‌‌ స్క్రీన్‌‌ని నిమిషాల వ్యవధిలోనే మళ్లీ మళ్లీ చూడటం మానేయాలి. కనీసం గంటకోసారి వాటిని చూసేవిధంగా గోల్‌‌ పెట్టుకోవాలి. తర్వాత అదే అలవాటుగా మారుతుంది. సోషల్‌‌ మీడియాకు ఈవినింగ్‌‌ కొద్దిసేపు కేటాయించడం బెటర్‌‌‌‌. ఇవి చేస్తే టైమ్‌‌ మిగులుతుంది.

వాట్సాప్‌‌లో, ఫేస్‌‌బుక్‌‌లో రోజుకు కొన్ని వందల మెసేజ్‌‌లు వస్తుంటాయి. ఫస్ట్‌‌ స్టెప్‌‌లో సెండర్‌‌‌‌ని, తర్వాత స్టెప్‌‌లో వాళ్లు పంపిన సబ్జెక్ట్‌‌ని చూసి అవసరం లేదనిపిస్తే వెంటనే స్కిప్‌‌ చేసెయ్యాలి. ఇంపార్టెంట్‌‌ పర్సెన్స్‌‌ నుంచి వచ్చే మెసేజ్‌‌లకు మాత్రమే రెస్పాండ్ అవ్వడం నేర్చుకోవాలి.

ఏదైనా మీటింగ్‌‌కి అటెండ్ అవడానికి ముందే దాని ఎజెండాను వాళ్లకు తెలియజేయాలి. 90 నిమిషాల కన్నా తక్కువే మీటింగ్‌‌లు ఉండే విధంగా జాగ్రత్త పడితే బెటర్. దీనికి తమతో, తమ టైమ్‌‌ పట్ల రెస్పాన్సిబుల్‌‌గా ఉండి తీరాలి.